Ser educado é uma forma de respeitar as pessoas, o modo como elas vivem e a cultura que possuem. Essa conduta também deve ser adotada quando é necessário enviar e-mails, tanto pessoais quanto profissionais.
Não há muita diferença nas ações polidas a serem adotadas, seja em uma conversa frente a uma pessoa ou quando essa interação precisa ser a distância, atitude muito mais frequente atualmente.
Contudo, muitas pessoas acham que estar atrás de uma tela de computador ou celular, podem sair falando ou fazendo o que lhes dá vontade, por não terem coragem de fazer isso no “mundo real”.
Não é assim que as coisas acontecem, principalmente no mundo virtual, quando o assunto é disparar e-mails, como forma de comunicação. Existem regras a serem cumpridas e muitas lições devem ser aprendidas nesse momento.
É a conhecida Netiqueta, um trocadilho que mistura as palavras networking e etiquette, que estabelece um leque de recomendações para adoção de condutas sociais, que devem ser seguidas na internet para evitar confusões na mensagem.
Esses mal entendidos podem acontecer em chats, redes sociais, nos e-mails sobre treinamento para designado da cipa, e em fóruns. E se a comunicação ocorre com muita frequência por e-mails, algumas ações são necessárias antes de enviá-los.
Na verdade, em toda forma de diálogo, escrito ou falado, a educação e polidez se faz necessária, pois essas atitudes facilitam a aproximação das pessoas.
O que deve ser feito antes de enviar um e-mail?
A lista abaixo mostra algumas estratégias que devem ser aplicadas, ao enviar uma mensagem de e-mail. Com elas, os resultados de vendas, por exemplo, podem melhorar muito. As dicas são:
- Evitar escrever textos com letras maiúsculas;
- Evitar o uso excessivo de cores e formatações;
- Não dividir as frases em muitas linhas;
- Usar parágrafos em textos longos, com espaço entre as linhas;
- Evitar usar emoticons e gifs;
- Atentar-se à pontuação;
- Procurar, dentro do possível, seguir as regras gramaticais;
- Não enviar correntes.
Quando os textos de e-mails são escritos com letra maiúscula, e muitos até colocam negrito para chamar mais atenção, a ideia passada é que o emissor está gritando, como se o diálogo fosse verbal, e isso é totalmente inapropriado.
Outra atitude inconveniente é exceder nas cores e formatações no corpo do e-mail. É preciso lembrar que se trata de uma mensagem e não um papel de presente e ela deve ser séria e nunca cheia de detalhes que não são necessários.
Caso a frase sobre embalagem de papelão para salgados seja muito longa, devido a muitas informações, é preciso tentar ser sucinto mas, caso não seja possível, é necessário não dividi-la em muitas linhas. Pois o receptor pode se perder durante a leitura.
Agora, se os textos forem longos, o ideal é usar parágrafos para dividi-los, deixando sempre uma linha em branco para separá-los. A leitura fica mais agradável e a compreensão é bem melhor.
A conduta estabelece que deve-se evitar o uso de emoticons, gifs ou qualquer outro tipo de desenho em meio a textos e conversas por e-mail. Isso passa um ar mais infantil, totalmente indevido, se for venda profissional de vitrine refrigerada sob medida.
É fundamental atentar-se a pontuação nos textos e mensagens, a ausência desses sinais gramaticais torna os textos e frases confusas, causando mal entendidos e geram engano na interpretação, no momento da leitura.
Ninguém precisa ser especialista em gramática mas, respeitar as regras gramaticais e escrever o português corretamente pela internet é fundamental para deixar a mensagem sobre a oferta de serviços de busca e entrega clara e sem confusões.
É necessário ter em mente que não se deve enviar correntes e piadas por e-mail, principalmente quando se trata de uma relação profissional. É importante entender as limitações da liberdade e, ainda mais, é preciso respeitar a individualidade de cada pessoa.
As empresas podem melhorar resultados com e-mails?
O e-mail marketing tem sido uma das principais estratégias de marketing digital utilizado pelas empresas porque é um canal de comunicação direta com o público, no sentido de estreitar o diálogo com ele.
Através do e-mail marketing é possível nutrir leads, gerar vendas de placa concreto drenante e obter uma ótima taxa de ROI, Retorno Sobre Investimento, e essa estratégia tem sido amplamente usada pelos profissionais de marketing.
Antigamente o e-mail marketing não era bem visto, significava o recebimento de spam, problemas com fraudes e abordagens muito invasivas, fazendo com que as pessoas o ignorassem e deletassem as mensagens antes mesmo de lê-las.
Dando continuidade, se a empresa utilizar o serviço de newsletters, é bom tomar cuidado para não ser demasiadamente invasivo com o cliente, sendo importante enviar e-mails apenas quando for necessário e ainda sob autorização dos contatos.
É uma forma de melhorar o resultado na contratação de uma festa de casamento 100 pessoas, por meio de propagandas e mensagens com informações sobre preço, local, formas de pagamento e todos os dados que envolvem esse tipo de evento.
Um ponto importante no uso do e-mail marketing é prestar atenção à lista de contatos cadastrados, para que mensagens errôneas não sejam compartilhadas e para que isso não ocorra é importante verificar com exatidão cada endereço de e-mail.
Os contatos não gostam de receber mensagens que não sejam direcionadas aos reais interesses a que se propõem, gerando confusões e mal entendidos. Inclusive, esses contatos podem até bloquear a empresa que as enviou.
Agora, se existir um grupo com os mesmos interesses, os e-mails podem ser enviados todos ao mesmo tempo, no campo CC (Com Cópia), devidamente escritos com o campo do texto preenchido com seriedade, sem elementos muito informais.
Os e-mails profissionais devem utilizar endereços sóbrios e sérios, representando a marca ou a empresa, porque isso causa uma imagem mais apropriada e, com certeza, a mensagem vai ser aberta e lida pelo receptor.
Outro ponto importante é adaptar a linguagem a cada tipo de destinatário. Por exemplo, se a mensagem refere-se a entrega rápida de presentes , o teor da mensagem deve ser mais formal e sem gírias.
No campo do assunto, o tema utilizado facilita muito para o cliente que está muito ocupado, pois só de fazer uma leitura dinâmica, ele já reconhece do que se trata e lê, ainda que seja com um pouco de pressa, mas não deleta o e-mail.
Os profissionais de marketing devem ter muita atenção ao redigir o texto do e-mail, assim como no envio de propagandas, para que o cliente possa identificar exatamente que o interesse pelo produto ou serviço foi compreendido e respondido corretamente.
É importante, também, que o cliente evite abrir mensagens de empresas duvidosas e desconhecidas, pois elas podem conter vírus e danificar o computador ou o celular.
Muitas organizações que não são idôneas, compram os cadastros de outras empresas e os utilizam com intenções nocivas, causando enorme confusão e até situações de chantagem financeiras podem acontecer.
Dicas adicionais para disparar e-mails
Todo cuidado é pouco antes de disparar qualquer e-mail. Abaixo, serão apresentadas mais algumas dicas do que fazer antes de enviar as mensagens:
- Verificar se o contato está na lista da empresa;
- Prestar atenção no endereço do e-mail;
- Configurar uma assinatura padrão;
- Tratar o cliente por e-mail como se fosse pessoalmente.
O envio de e-mails é uma estratégia de marketing essencial em todas as empresas e já é uma prática com a qual os clientes estão acostumados e deve ser adotada sempre que possível.
A correria do dia a dia, muitas vezes, impede que o consumidor tenha tempo de realizar uma ligação para coletar informações sobre a portaria virtual preço e, por meio de uma mensagem, após o expediente e com calma ele pode obter os dados.
Quanto ao e-mail marketing, quando ele é usado nas empresas, facilita o relacionamento com o cliente, proporciona a abertura para o aumento de vendas de produtos e serviços e pode ser feito em formatos diferenciados.
Considerações finais
Existem alguns passos muito importantes que devem ser adotados no momento de disparar um e-mail.
Ele deve conter um assunto curto, dentro do possível, e ser escrito de forma clara, objetiva, utilizando um bom português e cada e-mail deve conter apenas um tema.
A linguagem deve transmitir exatamente o que a mensagem pretende, para facilitar a leitura do receptor e não causar confusões ou interpretações errôneas.
De preferência, o assunto deve ser colocado após o término do e-mail, assim como o destinatário, ou destinatários, cujos endereços devem ser verificados antes do disparo.
Uma mensagem, quando recebida por e-mail, seja ela profissional ou pessoal, deve ser polida, sem ser muito invasiva, principalmente quando se tratar de clientes, que são os responsáveis pela melhoria nos resultados das vendas.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
