Para ter sucesso como empresa, é essencial contar com uma gestão de projeto para gerenciar com eficácia todos os aspectos de suas operações. Afinal, o futuro de um empreendimento está na implementação de novas ideias e na melhoria dos processos.
No entanto, sem treinamento adequado em gerenciamento, é provável que problemas contínuos impeçam os planos estabelecidos.
As melhores práticas são essenciais para administrar desde um quiosque projeto ou qualquer outro tipo de negócio que deseje ter sucesso em sua trajetória.
Garantir que os níveis operacionais da empresa permaneçam fluidos e eficientes é crucial para qualquer gestor. Isso requer a compreensão da importância da aplicação de métodos de gerenciamento e a necessidade de um gerente de projeto.
As pessoas que dirigem os negócios também devem entender a importância de adotar uma metodologia de gestão. Ele acompanha a eficiência de seus funcionários e é responsável por incentivar cada equipe a alcançar os melhores resultados possíveis.
Mas para auxiliar no entendimento da importância de uma gestão de projetos eficiente e bem organizada, é preciso conhecer a fundo os seus pontos mais essenciais e quais benefícios eles trazem consigo.
O que é um projeto?
Projeto é a palavra usada para definir planos, elaborar novas leis, colocar intenções em prática, iniciar uma empresa ou mesmo documentos de construção civil.
No entanto, isso abre um leque muito amplo de aplicações para o termo utilizado nos mais diversos contextos, porém no ambiente corporativo, essa definição de projeto é muito mais específica.
Segundo o Guia Project Management Body of Knowledge, um projeto se trata dos esforços que são aplicados a fim de criar resultados mais positivos e exclusivos.
Além disso, os projetos são usados para gerar soluções, serviços ou produtos exclusivos que atendem às necessidades individuais ou de empresas.
Ou seja, projetos são temporários, eles tem começo, meio e fim, o que os diferencia de uma operação contínua. Dessa forma, pode ser usado para construir casas, desenvolver aplicativos ou criar móveis, entre outras coisas.
Contudo, também é usado para escrever livros, viajar, implementar novas linhas de produção em uma indústria de análise bromatológica do milho e muito mais.
Seus principais aspectos são restrições de recursos, envolvimento da equipe, elaboração de etapas com evolução do plano, planejamento, execução e controle pelos profissionais e definição de prazos.
Qual é o ciclo de vida de um projeto?
Como citado anteriormente, todo projeto tem suas etapas e que devem ser bem estabelecidas para garantir o sucesso no desenvolvimento do que é proposto.
Para compreender melhor isso, veremos os ciclos de vida, que correspondem às fases básicas de planejamento, execução e encerramento dos projetos.
Fase inicial
Inicialmente, o líder deve coletar todos os dados necessários. Gerentes e equipes precisam de informações sobre custo, tempo, qualidade e restrições que podem interferir na conclusão de outras etapas.
Durante a fase de início, os profissionais responsáveis documentam as limitações e pré-requisitos identificados.
Nesse ponto, é preciso ter uma visão macro que permita aos gestores entender todas as possíveis distrações e impactos que podem atrapalhar o sucesso do projeto.
É necessário registrar todas as informações relevantes para obter o consentimento da liderança da empresa sobre as ações tomadas para produzir resultados.
Fase de planejamento
Depois que os diretores ou parceiros concordarem com o projeto, é preciso começar a planejar os próximos passos.
Nesta fase, é necessário elaborar a visão geral desenvolvida durante a fase de arranque. Agora é a hora de pensar nos detalhes do plano de construção para que ele se torne consistente.
Execução
Os gerentes precisam se concentrar em realizar tudo o que foi planejado na fase de execução.
Essas atividades devem ser realizadas com rapidez, segurança e eficiência, estando de acordo com as estimativas publicadas no cronograma durante a fase de planejamento.
No entanto, podem ocorrer alterações e solicitações de alterações feitas por clientes ou gestores. Nessa etapa, além de seguir os procedimentos, o foco do gestor deve ser em atender aos padrões pré-estabelecidos e promover a melhoria contínua.
É necessário entregar resultados excepcionais com a qualidade esperada e planejada na fase anterior do ciclo de vida.
Monitoramento
A fase de monitoramento inclui o controle das tarefas e ocorre em paralelo com a execução. Essa é a maneira mais segura para os gestores garantirem que as atividades sejam realizadas conforme o planejado originalmente.
Nesta fase, o progresso é validado em relação ao andamento do serviço e os desvios podem ser intervencionados. A premissa do controle é que as metas sejam definidas durante a fase de planejamento e os indicadores sejam previamente definidos.
Portanto, esta etapa foca apenas no andamento da atividade em relação ao plano e no acompanhamento do desempenho dos colaboradores.
Finalização do projeto
Esta é a fase final do projeto, com etapas destinadas a encerrar oficialmente o projeto e coletar dados importantes para o próximo projeto.
Isso significa que essa etapa do ciclo de vida do projeto ainda exige esforço por parte do gestor que deve se certificar que tudo seja entregue corretamente e assinar os termos de conclusão do projeto.
O que é a gestão de projetos?
Essa é uma atividade realizada por gestores especializados nesse segmento. Ele aplicará o que aprendeu, técnicas e suas habilidades para criar um plano de sucesso para a empresa.
A ação profissional envolve a gestão, administração e coordenação de todas as fases do ciclo de vida do projeto, seja para a fabricação de porta de garagem basculante ou o desenvolvimento de software de tecnologia.
Atualmente, a maioria das empresas está investindo nessa área, contratando gerentes de projetos, treinando equipe, promovendo e participando de eventos.
Oferecer cursos, palestras e especializações aos interessados, ou contratar consultores especializados para atender às necessidades dos gestores organizacionais e assim garantir uma maior efetividade das operações.
A gestão eficiente é um diferencial que torna as atividades empresariais mais dinâmicas e ágeis em seu segmento, o que garante maior vantagem competitiva;
As organizações que aplicam métodos de gerenciamento de projetos, como foi feito em uma clínica de pronto socorro para gatos, agregam mais valor aos seus clientes, pois seus gerentes desenvolvem habilidades nos seguintes tópicos:
- Gestão estratégica;
- Administração de empresas;
- Técnicas de gestão;
- Métodos de liderança.
Além disso, vale ressaltar que sem investimentos nessa área o negócio provavelmente não sobreviverá por muito tempo no mercado, que está cada vez mais competitivo.
Qual o impacto da gestão de projetos no marketing?
Uma gestão de projetos efetiva pode trazer um diferencial para a empresa que investe nessa área, principalmente quando se trata das estratégias de marketing.
Ao aplicar a gestão de projeto no marketing do negócio, é possível usufruir de algumas vantagens muito interessantes.
Mais facilidade para delegar atividades
A gestão de projetos permite que a equipe de marketing de um galpão industrial pré moldado tenha mais controle das tarefas a serem executadas, além de maior detalhamento do que precisa ser corrigido.
Assim, é possível que a equipe identifique quais são as pessoas mais qualificadas para resolver os problemas e direcionar um profissional competente para desenvolver soluções assertivas.
Maior produtividade
Como consequência de uma gestão eficiente, toda a equipe de marketing é potencializada, o que diminui o gasto de tempo em realizar as tarefas.
Isso aumenta a produtividade, fazendo com que os colaboradores trabalhem com direcionamento e foco nas atividades que realmente precisam de atenção.
Foi com a gestão de projeto que uma empresa que presta serviços de manutenção reservatório metálico pôde aumentar o índice de conversão de seus serviços, fazendo com que o faturamento tivesse um aumento significativo.
Visualização clara e objetiva de cada tarefa
Depois de implantar uma gestão de projetos eficiente, é possível que as equipes tenham maior clareza na hora de executar suas atividades diárias sem precisar de microgerenciamento de seus gestores.
Este foi o caso de uma indústria que trabalha com empilhadeira paletrans px 1235, onde ela ganhou muito mais eficiência ao ter uma gestão de projetos que direcionasse seus colaboradores para executar corretamente as tarefas mais importantes.
Dessa forma, foi possível reduzir a ocorrência de erros por falta de entendimento por parte da equipe e portanto a produtividade também aumentou.
Colaboradores mais preparados
A gestão de projeto também é responsável por aumentar a preparação dos colaboradores. Isso é feito através do incentivo em buscar melhores qualificações para as equipes desenvolverem suas atividades de forma muito mais eficiente.
Por exemplo, se uma fabricante de purgadores de ar automáticos deseja ter mais qualidade na execução de seus produtos, ela deve investir em qualificações, cursos e outros materiais que auxiliem as equipes a desenvolverem suas funções.
Considerações finais
Todos os pontos citados no decorrer deste artigo contribuem positivamente para os resultados de qualquer organização que esteja disposta a investir tempo e recursos para aplicar a gestão de projeto em suas operações.
É possível atingir um nível de qualificação, execução e entrega de projetos de forma muito mais rápida e eficiente quando se tem uma gestão qualificada de projetos para auxiliar.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
